MADE’s whistleblowerpolitik
Formål
Formålet med MADE’s whistleblowerordning er at give medarbejdere og andre relevante interessenter mulighed for fortroligt og struktureret at indberette alvorlige eller kritisable forhold i MADE, som kan have betydning for MADE og det omkringliggende økosystem.
MADE’s whistleblowerordning har til formål at sikre, at oplysninger om ulovlige handlinger, grove uregelmæssigheder eller anden alvorlig adfærd kan modtages, vurderes og behandles sagligt og rettidigt.
Ordningen er et supplement til MADE’s øvrige interne kommunikations- og rapporteringskanaler og anvendes i situationer, hvor disse ikke vurderes egnede.
MADE opfordrer til at benytte whistleblowerordningen, når det vurderes, at forholdet kan håndteres effektivt af MADE, og der ikke er risiko for negative repressalier.
Hvis du ikke ønsker at anvende MADE’s whistleblowerordning, kan du i stedet indberette til Datatilsynets nationale whistleblowerordning. De samme forhold kan indberettes der, og det er ikke et krav, at du først har indberettet via MADE’s whistleblowerordning.
MADE tilstræber gennem whistleblowerordningen at understøtte ansvarlig adfærd og korrekt forretningspraksis samt sikre, at indberetninger behandles fortroligt og med respekt for alle involverede parter.
MADE’s whistleblowerenhed
Indberetninger til MADE’s whistleblowerordning bliver behandlet af MADE’s whistleblowerenhed, som består af COO Dorte Gram Nybroe, HR-chef Katja Kier Bang og CEO Nigel Edmondson.
Hvis du er intern til MADE (se definition nedenfor) og indberetter via den interne indberetningskanal, kan du vælge, om det er én eller alle personer, der får adgang til din indberetning.
Hvis du har spørgsmål om konkrete indberetninger eller generelt om whistleblowerordningen, kan du henvende dig til:
MADE’s whistleblowerordning anvender Citrix Podio til registrering og behandling af indberetninger. Alle indberetninger registreres udelukkende i et lukket workspace i Podio, som kun whistleblowerenheden har adgang til.
Hvem kan foretage indberetninger?
Følgende interne og eksterne persongrupper i MADE kan indberette via MADE’s indberetningskanal:
Interne
- Nuværende og tidligere medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer af MADE.
- Personer, som har underskrevet kontrakt om tiltrædelse af en stilling i MADE.
- Øvrige interne persongrupper, f.eks. lønnede eller ulønnede praktikanter, m.fl.
Eksterne
- Nuværende og tidligere medlemmer af MADE’s advisory boards og voteringspaneler.
- Nuværende og tidligere leverandører, medlemmer og øvrige samarbejdspartnere af MADE.
- Nuværende og tidligere bevillingsmodtagere af MADE.
- Nuværende og tidligere projektpartnere af MADE.
- Nuværende og tidligere bevillingsgivere til MADE og MADE’s projekter.
Hvad der kan indberettes om?
Whistleblowere kan bruge MADE’s whistleblowerordning til at indberette viden om eller rimelig mistanke om faktiske eller potentielle overtrædelser i MADE – herunder forhold, der har fundet sted, forventes at finde sted eller forsøg på at skjule sådanne forhold.
Dette omfatter blandt andet:
- Alvorlige lovovertrædelser, herunder f.eks. underslæb, bestikkelse, korruption, tyveri og bedrageri.
- Overtrædelser af EU-retten i forbindelse med administration og anvendelse af EU-midler, herunder forhold omfattet af EU’s whistleblowerdirektiv.
- Øvrige alvorlige forhold, herunder krænkelser, seksuel chikane, vold, grove overtrædelser af tavshedspligt, eller grov chikane, f.eks. på baggrund af race, køn, farve, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold.
En lovovertrædelse eller et andet forhold er som udgangspunkt alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få det frem i lyset. Whistleblowere kan indberette forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i MADE. Det er et krav, at whistlebloweren er i god tro om oplysningernes rigtighed.
Hvad der ikke kan indberettes om?
Ordningen er ikke tiltænkt overtrædelser af bagatelagtig karakter eller almindelige personalesager, samarbejds- eller kontraktuelle uenigheder, som i stedet bør håndteres via de sædvanlige interne kanaler.
Derudover omfatter ordningen heller ikke mindre overtrædelser af interne retningslinjer, såsom forhold vedr. sygefravær, påklædning, rygning, alkohol, privat brug af kontorartikler eller manglende overholdelse af interne dokumentationskrav.
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt et forhold er omfattet af ordningen, opfordrer vi dig til at indberette det, så længe det sker i god tro om forholdets rigtighed.
Hvem kan der indberettes om?
Der kan indberettes om alle personer med tilknytning til virksomheden, herunder ansatte, direktionen, bestyrelsen, leverandører, samarbejdspartnere m.v.
Det afgørende er, om personen har en relation til virksomheden.
Misbrug af kanalen
Whistleblowerordningen skal anvendes ansvarligt og må ikke bruges til at fremsætte bevidst urigtige eller vildledende indberetninger om andre. Indberetninger skal derfor afgives i god tro og med en rimelig overbevisning om, at de oplysninger, der gives, er korrekte.
MADE accepterer ikke, at medarbejdere forsætligt indsender indberetninger, der indeholder urigtige oplysninger. Bevidst misbrug af whistleblowerordningen kan medføre konsekvenser i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder ansættelsesretlige reaktioner.
Hvordan foretages der en indberetning?
Du kan indberette til MADE’s whistleblowerordning for interne personer her og for eksterne personer her.
Indberetningskanalerne er tilgængelige via MADE’s hjemmeside.
Du kan indberette anonymt ved at undlade at angive kontaktoplysninger.
Der kan ikke foretages indberetninger på anden måde end via MADE’s whistleblowerkanaler. En mail, der sendes til en leder eller medarbejdere i MADE, er derfor ikke omfattet.
Når du har indsendt din indberetning via MADE’s indberetningskanal, modtager du en systemgeneret kvittering via en pop-up-boks. Du modtager ikke en kvittering via mail.
Hvordan håndteres en indberetning?
Ved indberetning via MADE’s whistleblowerkanal for interne kan whistlebloweren vælge, om indberetningen skal være tilgængelig for ét eller alle medlemmer af whistleblowerenheden. Valget foretages af whistlebloweren i indberetningssystemet og kan ikke ændres efterfølgende.
Efter en indberetning til MADE’s whistleblowerordning vil de medlemmer af whistleblowerenheden, som har fået adgang, følge op på sagen.
De relevante medlemmer vurderer indledningsvist indberetningens indhold. Falder indberetningen uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundet, afvises den. Whistlebloweren orienteres herom, såfremt indberetningen ikke er indgivet anonymt. Indberetningen bliver herefter slettet i MADE’s systemer.
Hvis indberetningen falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, behandles den. Den videre opfølgning afhænger af indberetningens indhold og karakter samt mulighederne for yderligere opfølgning.
Eksempler på opfølgning:
- Iværksættelse af en intern undersøgelse i virksomheden
- Orientering af virksomhedens øverste ledelse eller bestyrelse
- Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed
- Sagsafslutning på grund af manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale.
Whistlebloweren modtager inden for tre måneder en tilbagemelding om sagens udfald samt en begrundelse herfor, medmindre indberetningen er foretaget anonymt.
Det betyder, at whistleblowerenheden vil oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.
Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, underretter MADE’s whistleblowerenhed whistlebloweren herom og om, hvornår yderligere feedback kan forventes. Det kan f.eks. skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, som ikke kan afsluttes inden for fristen.
Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder blandt andet, at der skal være et grundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det afhænger af en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.
Når en sag er afsluttet, slettes eller anonymiseres dokumentationen, medmindre der foreligger et sagligt og lovligt behov for fortsat opbevaring, herunder i forbindelse med:
- igangværende eller potentiel tvist
- retlige forpligtelser
- interne kontrol- eller revisionsformål.
Indberetninger, der vurderes som åbenbart grundløse eller irrelevante, slettes hurtigst muligt.
Anonymitet
Det er muligt at indsende en henvendelse anonymt ved at undlade at angive kontaktinformation på indberetningskanalen. MADE gør dog opmærksom på, at anonymitet kan gøre det vanskeligt eller umuligt at følge op på sagen eller stille opklarende spørgsmål, hvilket kan have betydning for indberetningens udfald. Ved anonym indberetning er det desuden ikke muligt at kontakte dig med opfølgning.
Anonyme indberetninger frarådes, hvis det er muligt at oplyse kontaktoplysninger.
Hvis anonymitet er afgørende, kan der i stedet indberettes direkte til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, som giver mulighed for fuld anonymitet.
Tavshedspligt, fortrolighed og databeskyttelse
MADE’s whistleblowerordning anvender Citrix Podio til registrering og behandling af indberetninger. Alle indberetninger registreres udelukkende i et lukket workspace i Podio, som kun whistleblowerenheden eller den valgte person i whistleblowerenheden har adgang til. Workspacets ejer er en særskilt e-mailadresse, som udelukkende anvendes til whistleblowerordningen. Adgangen til e-mailadressen er begrænset til en ekstern Podio Citrix-konsulent fra WorkWays Aps.
Når du indsender en indberetning via MADE’s whistleblowerordning, som er opsat gennem en Podio-webformular, behandles alene de oplysninger, som du selv vælger at indtaste i formularen.
Podio (Citrix) logger eller registrerer ikke oplysninger om din identitet, herunder IP-adresse, browseroplysninger eller andre tekniske identifikatorer i forbindelse med indsendelsen. Det betyder, at indberetninger kan ske anonymt, og at MADE ikke har mulighed for at identificere dig, medmindre du selv vælger at oplyse din identitet eller dine kontaktoplysninger i formularen.
Alle oplysninger behandles fortroligt og anvendes udelukkende med henblik på håndtering af den konkrete indberetning.
Alle indberetninger behandles fortroligt og seriøst. MADE vurderer indberetningen og håndterer sagen ud fra de oplysninger, der foreligger, i det omfang, det er muligt. Medarbejdere tilknyttet MADE’s whistleblowerenhed har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Tavshedspligten omfatter alene disse oplysninger.
Indledes der en sag på baggrund af en indberetning, er de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke omfattet af tavshedspligten.
MADE’s whistleblowerenhed behandler så vidt muligt alle indberetninger fortroligt.
Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven.
Behandling af personoplysninger (privatlivspolitik)
Dataansvarlig
MADE er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med MADE’s whistleblowerordning.
Du kan kontakte MADE’s dataansvarlige her:
Formål
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne:
- modtage og håndtere indberetninger via whistleblowerordningen
- undersøge og følge op på indberettede forhold
- dokumentere sagsbehandling
- forebygge og afdække alvorlige forhold i MADE.
Retsgrundlag
Behandlingen af personoplysninger sker på baggrund af:
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og f
- databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2
- databeskyttelsesforordningens artikel 10.
Når det er nødvendigt at behandle en indberetning i MADE’s whistleblowerordning, kan whistleblowerenheden i overensstemmelse med whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold.
Hvilke oplysninger behandler vi?
Vi kan behandle følgende typer oplysninger:
- almindelige personoplysninger (f.eks. navn, kontaktoplysninger og ansættelsesforhold)
- følsomme oplysninger
- oplysninger om strafbare forhold
- oplysninger, der fremgår af indberetningen.
Oplysningerne kan vedrøre den person, der indberetter, samt personer, der er nævnt i indberetningen.
Modtagere af oplysninger
Vi videregiver kun personoplysninger, hvis det er nødvendigt for behandlingen af en sag.
Oplysninger kan i den forbindelse deles med:
- relevante interne personer i MADE
- eksterne rådgivere (f.eks. advokater)
- offentlige myndigheder.
Databehandlere
Vi opbevarer dine data i Podio. Citrix, som ejer Podio, har udarbejdet en end user service agreement, som forholder sig til GDPR. Derudover har vi en databehandleraftale med Citrix.
Opbevaring
Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at behandle og følge op på indberetningen.
Beskyttelse af whistlebloweren
En whistleblower må ikke udsættes for trusler om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har indberettet eller offentliggjort overtrædelser via whistleblowerordningen. Det er heller ikke tilladt at hindre eller forsøge at forhindre whistlebloweren i at indberette overtrædelser.
Ved repressalier forstås enhver form for ufordelagtig behandling eller følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, der medfører eller kan medføre skade for whistlebloweren. Whistlebloweren kan ikke holdes til ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold. Forsøg fra MADE’s medarbejdere eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.
Henvisning til Whistleblowere
Justitsministeriet har udarbejdet en vejledning for personer, der ønsker at indgive eller overvejer at indgive oplysninger som whistleblower. Vejledningen giver en overordnet beskrivelse af whistleblowerloven, herunder beskrivelser af whistleblowerordninger, indberetningsmuligheder, whistleblowerens rettigheder og beskyttelse af whistleblowere.
Vejledningen kan hentes på Justitsministeriets hjemmeside: Vejledning for whistleblowerordninger på private arbejdspladser